De glitch op kantoor
Het is een iconische scène uit The Matrix: Neo, gespeeld door Keanu Reeves, die een kat tweemaal voorbij ziet lopen en het een déjà vu noemt. In de film leren we dat dit geen déjà vu is, maar een glitch in de Matrix. In de kantoorjungle zitten we continue vast in die glitch.
De déjà vu uit de psychologie. Het is het gevoel dat je al iets denkt meegemaakt te hebben, terwijl je het meemaakt. In de Matrix en op kantoor zit het net wat anders: het is echt al een keer gebeurd dus je maakt het nogmaals mee. In de kantoorjungle gaat het nog wat verder zelfs. Want daar kan iemand anders het al meegemaakt hebben, maar maak jij het nu mee. En zal iemand het in de toekomst nogmaals meemaken, terwijl jij het nu beleeft.
Dit komt door twee krachten. De eerste kracht is de kracht van het proces. Er zijn simpelweg processen die iedere week, maand of jaar terugkeren. Wie weet krijg je drie jaar op rij dezelfde feedback tijdens je jaarbeoordeling. Dat kan omdat je niets met de feedback gedaan hebt, of omdat je driemaal van manager bent gewisseld en dus telkens terug naar start gaat. Ook budgetdiscussies zitten vaak in een vast proces. Zowel de lange termijn budgetten als de directe, korte termijn investeringen kennen beiden een proces. Dat proces om aanspraak te maken op geld is eigenlijk altijd hetzelfde binnen het bedrijf waar je werkt. Naast deze voorbeelden zijn er ook processen zoals de contractonderhandeling, de goedkeuring voor je onkosten – inclusief zeven keer een nieuwe foto indienen van hetzelfde bonnetje – en het eeuwige wachten op een oplossing van de IT-servicedesk. Allemaal geplande, procesmatige deja vu’s.
De tweede kracht is de kracht van de ongeschreven regels. Zo heb je die ene collega die altijd ‘even wil uitzoomen’ of ‘het probleem in perspectief van het grotere plaatje wil zien’. Dit gebeurt tijdens iedere discussie en dat leidt tot een krachtige herhaling. Ook heb je collega’s die je informeel benaderen of je iets voor ze kunt doen. Terwijl je net via de mail of in een vergadering duidelijk nee hebt gezegd. Of denk eens aan iedere discussie over de nieuwe strategie, het teamuitje of de koffie op kantoor. Het maakt niet uit waar je werkt: uiteindelijk gaan al deze gesprekken min of meer hetzelfde.
Al deze herhaling heeft duidelijke voordelen. Zo weten mensen sneller waar ze aan toe zijn en kunnen processen gestroomlijnd worden. Als jij iets voor de eerste keer doet, is er altijd wel een collega die het al eens gedaan heeft. En jou dus op weg kan helpen. Ook zorgt die herhaling dat we ergens goed in worden. In de woorden van Bruce Lee “I fear not the man who has practiced 10,000 kicks once, but I fear the man who has practiced one kick 10,000 times.” En nadat jij tienduizend keer dezelfde status-slide hebt ingevuld, het aanvraagformulier voor je budget hebt afgemaakt of die ene allesbepalende collega in de stuurgroep hebt gekalmeerd, word je er vanzelf goed in.
Helaas heeft al deze herhaling ook een slechte kant. Je kunt bijvoorbeeld sneller verveeld raken, omdat je het al eens hebt gehoord of gezien. Ook kan het voorkomen dat je niet doorhebt dat het een herhaling is doordat jij het voor het eerst doet. En alle collega’s die je kunnen helpen geen tijd hebben of het bedrijf hebben verlaten. Maar de serieus slechte kant van herhaling is als het een symptoom is van een stroperige en krampachtige organisatie. Dan herhaald alles zich omdat er maar geen knopen worden doorgehakt. Dan beleef je telkens een deja vu omdat de systemen en processen slecht zijn ingericht en niemand tijd of geld wil investeren in het verbeteren ervan. Soms is het zelfs een teken van een verpeste werkcultuur waarin alles altijd op dezelfde, vaak ouderwets vastgeroeste, manier gaat. In dit geval kenmerkt een deja vu zich door een ‘hier gaan we weer’, ‘zo doen we het altijd al’ of rollende ogen, zodra je ermee begint.
In de kantoorjungle bestaat er geen Neo die onze verlosser is en de Matrix doorbreekt. Gelukkig is er ook geen robot-leger dat ons als mensheid onderdrukt. Dat betekent dat wij iedere dag zullen moeten omgaan met deze glitch. En je daar bewust van zijn, kan vaak al helpen. Mocht je dit einde nou niks vinden, dan kun je altijd nog de Neo van de kantoorjungle worden.