De groepsdieren uit de kantoorjungle
Dat wij mensen groepsdieren zijn, wordt wel bevestigd door het onredelijk groot aantal groepen dat je tegenkomt in de kantoorjungle. Want zoals we in aflevering 25 van De Stuurgroep Podcast al concludeerden, lijkt voor letterlijk alles een groep gevormd te worden. Focusgroepen, adviesgroepen, WhatsApp-groepen, klankbordgroepen. Neem een willekeurig woord uit de Van Dale, plak er “groep” achter en wij zijn er zeker van dat deze groep ergens in de kantoorjungle al bestaat. Maar De Stuurgroep heeft haar naam te danken aan één heel bijzonder type groep: de stuurgroep. Fasten your seatbelts, want in dit artikel komen we er eindelijk achter wat stuurgroepleden nu in godesnaam doen in zogenaamde stuurgroepbijeenkomsten.
En waarom fasten your seatbelts? Dit is toch slechts een geschreven stuk tekst? Hoe spectaculair kan het worden? We wijzen je op deze veiligheidsmaatregel, omdat we geen ongelukken willen als we collectief deelnemen aan een BOTS. Ja, BOTS staat voor “benen op tafel sessie”. Dat heb je goed begrepen. Geen ongelukken dus tijdens het BOTS’en, dat is waar het op neerkomt.
Goed, dit artikel begint te lijken op een echte stuurgroepbijeenkomst. Er wordt veel geluld, maar weinig gezegd. Nu we ons verplichte Health & Safety-moment gehad hebben, is het tijd om terug te gaan naar de essentie van dit stuk. Want wat is nu eigenlijk een stuurgroep? En welke verantwoordelijkheden dragen stuurgroepleden? Halverwege aflevering 25 komen Koen, Melvin en Collin er pratenderwijs achter dat stuurgroepen zich vooral bekommeren om het besturen van integrale projecten. “Het besturen van integrale projecten.” Het lijkt alsof ik wat willekeurige Scrabble-letters op mijn bureau heb gesmeten en gewoon heb opgeschreven wat er stond. Maar eigenlijk is het vrij eenvoudig. Projecten in een organisatie worden uitgevoerd door mensen uit verschillende afdelingen. Om ervoor te zorgen dat iedere afdeling precies weet hoeveel geld er in het laatje komt, capaciteitsissues in de kiem gesmoord kunnen worden en iedereen “op gelijke vlieghoogte gekomen is” voorafgaand aan belangrijke besluiten, wordt een stuurgroep in stelling gebracht. Aan de stuurgroep nemen vertegenwoordigers vanuit het “lijnmanagement” van de diverse afdelingen deel. Een stuurgroep borgt in een dergelijke situatie dus dat alle afdelingen “aligned” zijn.
In sommige gevallen bestaat een stuurgroep niet uit een willekeurige collectie lijnmanagers, maar vertegenwoordigt een stuurgroep de belangrijkste “stakeholders” die betrokken zijn bij een project. Denk in het geval van een grote infrastructurele opgave dan bijvoorbeeld aan vertegenwoordigers van de rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen. Welke variant je ook kiest: een stuurgroep is primair verantwoordelijk voor het behartigen van ieders belangen in het geval van te nemen besluiten, het bijsturen van het projectteam wanneer zij dat nodig achten (het heet tenslotte niet voor niets een stuurgroep) en – wanneer er écht stront aan de knikker is – draagt de stuurgroep in veel gevallen gevallen de (financiële) eindverantwoordelijkheid. Hoewel ik stuurgroepleden er vaak van beticht dat ze zich vooral bezighouden met de meeste conformtabele stand van hun lederen directeursstoel, is de conclusie nu dat dit soort illustere gezelschappen wel degelijk een belangrijke rol vervullen in de kantoorjungle.
Als jonge kantoortijger vraag jij je nu natuurlijk af: hoe treed ik toe tot zo een illuster gezelschap? Laten we voorop stellen dat je jezelf allereerst even achter de oren moet krabben. Want wil jij écht 24/7 deelnemen aan overleggen die bol staan van het kantoorjargon? En wil jij écht als Tarzan door de jungle moeten slingeren, omdat je diverse collega’s moet ontwijken die van alles “tegen je aan willen houden”? Als het antwoord op die vragen ja is, klopt het inderdaad dat je een rol als stuurgroeplid ambieert. En hoewel wij – zoals alleen stuurgroepleden dat kunnen – daar iets van vinden, zijn er grofweg twee opties.
Kies je voor optie 1, dan kies je voor het gebaande pad. Verdien je strepen en word expert in je vakgebied. Dan doorloop je vanzelf het pad van focusgroep, via klankbordgroep, naar stuurgroep en wie weet zelfs regiegroep. Optie 2 is voor mensen die een gebrek aan doorzettingsvermogen hebben om het gebaande pad te bewandelen. Of die zich daar simpelweg te goed voor voelen. Of natuurlijk een combinatie van de twee. In dat geval adviseren we je om – zoals ook wij dat gedaan hebben – zelf een stuurgroep op te richten. Je verwerft automatisch het mandaat om je overal “tegenaan te bemoeien”, overal iets van te vinden en tegelijkertijd iedere strikt inhoudelijke verantwoordelijkheid naast je neer te leggen. Maar een gewaarschuwde kantoortijger telt voor twee. Lid zijn van een stuurgroep is als het lezen van dit artikel: er wordt veel geluld, maar weinig gezegd. Weet dus waar je aan begint!