De Heidag

De heidag. We kennen hem in vele verschijningen: bosdagen, heisessies, offsites en onsites. In aflevering achtendertig van De Stuurgroep podcast wordt de heidag ook uitvoerig besproken. Maar wat er niet wordt besproken is een draaiboek voor de corona-proof, hybride heisessie.

Waarom een heidag?

De heidag heeft als doel om uit het alledaagse getrokken te worden. Om jezelf weg te rukken van je drukke agenda en de eindeloze lijst aan mails, videobelletjes en postduiven. Het doel is om tijd te maken voor de dingen die er écht toe doen, maar we de tijd niet voor nemen. Denk aan het uitdenken van de nieuwe strategie, het evalueren van de samenwerking of het definiëren van de nieuwste purpose van het bedrijf. 

Uit deze vage termen is al af te leiden dat heidagen echt wat voor het managementniveau zijn. Want “de strategie uitstippelen” is uiteraard op één dag verzinnen wat de rest van de organisatie moet gaan doen voor de aankomende drie jaar. En het definiëren van de purpose is een samenraapsel van post-its waar een hele marketingafdeling de komende drie kwartalen mee aan de slag moet. Al het cynisme ten spijt, de dag dat een klantcontactteam een heisessie heeft zal het moeten vriezen in de bestuurskamer. En het kan er niet vriezen, want dat is niet goed voor de leren stoelen. 

Het doel en de aanwezigen zijn duidelijk, dan nu de locatie. Helaas heeft de coronapandemie ervoor gezorgd dat een fysieke sessie op de hei vaak niet meer tot de mogelijkheden behoort. Een populaire plek om naar uit te wijken is het ouderwetse kantoor. Uiteraard niet met z’n allen, want de moderne heisessie is hybride. Dit betekent dat de groep in twee (of meer) wordt gesplitst en er een videoverbinding wordt opgesteld tussen alle locaties.

De dagstart

De dag begint natuurlijk met een zogenaamde inloop. Een paar collega’s drinken een bak koffie en praten het weekend door, terwijl een andere collega nog ijverig de laatste mails probeert weg te werken of de mute-knop probeert te vinden zodat de videoverbinding ook een communicatiemiddel wordt. Traditiegetrouw moet de inloop verlengd worden omdat er iemand te laat is. De dag is nog geen 30 minuten bezig of de tjokvolle agenda dreigt al helemaal te ontsporen.

Zodra iedereen binnen is, volgt er een opening. Het opperhoofd loodst iedereen door het doel van de dag en de bijbehorende agenda. Waar we dus al op achterlopen. De agenda is een mededeling. Een gegeven. Een vooraf gedeeld feit. Toch zijn er collega’s die gaan vragen of iets verduidelijkt kan worden of aangeven dat er nog iets ontbreekt. Inmiddels is de agenda het raam uit gegooid. 

Het echte inhoudelijke deel begint verplicht met een check-in. De centrale vraag is: hoe gaat het met iedereen? Nee, hoe gaat het nou écht met iedereen? Tijdens de check-in blijkt dat er mensen zijn die toch net niet lekker met elkaar overweg kunnen. Dat is geen probleem, je hoeft niet met iedereen de polonaise te lopen. Helaas laat deze frictie zich niet bespreken, laat staan oplossen, in de gegeven tijd. Een klein spoedberaad tussen de organisatoren van de dag leidt tot de conclusie dat de agenda aangepast wordt en er na lunch doorgepraat kan worden om de samenwerking te verbeteren. Chernobyl ligt er inmiddels beter bij dan de agenda.

Het tweede deel van de dag

Na een lunch, die qua kwaliteit kan fluctueren tussen zes-gangendiner van de Librije en geroosterde rat van de eigen kantine, dendert de dag voort. Nadat het ochtendprogramma toch echt afgerond moet worden aan het begin van de middag en er inmiddels per persoon gemiddeld vijf bakjes koffie in zitten, is het tijd voor het zwaardere inhoudelijke werk. De cafeïne en adrenaline gieren door de zaal. Maar niet over de digitale lijn, want we voelen de connectie toch niet zo door een scherm. Dus blijft het plenaire, digitale deel vrij vlak, terwijl er op de verschillende locaties borden door de zaal vliegen. Borden met post-its wel te verstaan. Want een heisessie zonder post-its is als Willem-Alexander zonder baard: nét niet serieus te nemen. 

Wat er verder inhoudelijk aan bod komt, kan echt ontzettend verschillen. Feit is dat mensen meningen hebben en een vorm van overeenstemming moeilijk te vinden is. Bij hoge uitzondering slaagt men er in een gedragen besluit te nemen.

Als de eerste mensen al onrustig hun tas beginnen in te pakken omdat ze richting de opvang moeten, roept iemand de befaamde woorden die de eindsprint inleiden. “Wat zijn de vervolgacties?” De massasprint bij een willekeurige etappe van de Tour de France is er niets bij. IJverig probeert iedereen acties te verzinnen en aan elkaar toe te wijzen. Wederom lukt dit nauwelijks via de digitale verbinding en worden er twee simpele zielen – één op iedere locatie – het slachtoffer om de kakofonie aan geluid en post-its samen te vatten terwijl de rest van de collega’s beide zalen, en dus ook de digitale plenaire ruimte, uitrennen. De twee slachtoffers mogen na de sessie de ravage met elkaar bespreken, de dubbele acties eruit halen en in enigszins begrijpelijk Nederlands de samenvatting rondsturen via de digitale post naar alle genodigden.

Na de heisessie

De dagen na de heisessie daalt het stof neer. Mensen kijken naar de acties en kunnen zich er niet (meer) in herkennen. Of ze weten niet meer wat het exact inhoudt. Ook vinden mensen dat de heisessie te kort was. Het duurt niet lang of het idee om de vervolgheisessie te plannen komt bovendrijven. De agendabewaker van de vorige keer wil dan deze keer wel dat de agenda strakker gevolgd wordt. Of dat er een tweedaagse heisessie gepland wordt, zodat er meer ruimte voor discussie is.

Daarom beleggen we een heidag voorafgaande aan de heisessie. Om de agenda met elkaar vast te stellen. Voordat die natuurlijk weer het raam uit gegooid wordt. Wel zo efficiënt.