De mythe van een ‘levend document’
‘Laten we hier anders een levend document van maken.’ Was getekend, een collega. Of beter gezegd, meerdere collega’s. In dit geval wel opgevolgd met, ‘moet je daar met de Stuurgroep niet eens aandacht aan besteden? Het is een term om van te kotsen’. Zo gezegd, zo gedaan. Levende documenten - wat zijn dit nou eigenlijk en waar zijn ze goed voor?
Er was een tijd waarin we nog met een harde schijf werkten. De welbefaamde C-schijf of de E-schijf waar jij je eigen spulletjes netjes op kon opslaan. Of er was een gedeelde teamschijf, de X, Y of Z schijf. Daar kon je exact hetzelfde doen, zodat je collega’s er ook bij konden. Maar, natuurlijk, net op het moment dat jij een document wilde openen, kreeg je een melding dat er een collega in zat en kon je over de kantoorvloer (de wat?) schreeuwen wie er in godsnaam in jouw document zat. Echter, dit is wel de tijd dat ‘het levende document’ is ontstaan. De simpele definitie van een levend document is: een document waar je nooit een einde aan maakt en waar je een eeuwigheid met elkaar in blijft werken. Ook wel het “werkdocument”. Klinkt creatief, klinkt ideaal. Klinkt als een tekstueel kunstwerk op een ezel waar je je levenswerk van kunt maken. Maar, het is niet meer dan een lap tekst waar iedereen lekker in kan aankloten, waar alles verwijderd kan worden en waar ook allerlei nieuwe waarheden in toegevoegd kunnen worden. En laten we eerlijk wezen: een gemiddeld IT servicepunt kan er een volledige medewerker voor neerzetten om oude versies van dit soort documenten boven water te halen.
Nu we met elkaar in de Cloud werken, is het allemaal nog net een tandje erger. Het levende document is nu zelfs een document waar we met zeven man tegelijk in kunnen zitten, met een bestands historie die niet meer te volgen is. De ‘auto-opslaan’ knop die je niet moet vergeten uit te zetten, anders help je je collega’s weer over de zeik met jouw gepruts en gekrabbel. De workaround? We gaan onszelf mailen, slaan versies op onze eigen privé schijf (godzijdank bestaat die ook nog in het Cloud-tijdperk) op en we hebben op een gegeven moment een versiegeschiedenis die reikt van 0.01 tot en met 2.2, waarbij v0.99 de meest recent bewerkte datum heeft. Welke was ook alweer de meest recente?
Je snapt vast dat het fenomeen van een levend document een lastig iets is. Zeker als het de bedoeling is om met elkaar tot eenduidigheid te komen. Tot één waarheid te komen. Om tot een besluit of een conclusie te komen. Daarom heb ik drie tips voor je om je leven met levende documenten makkelijker te maken.
Tip 1: heb je als doel om met iemand tot een consensus of een gezamenlijke waarheid te komen? Maak je document dan zo dood als het maar kan. Daar mag geen vorm van leven in zitten - je stelt gewoon een versie op, die deel je, die bespreek je en je gaat met de feedback weer aan de slag. Wil je je collega toch de ruimte geven om zijn of haar ding mening te geven, laat diegene dan de input leveren en verwerk dit ook netjes. Begin er niet aan om samen een levend document op te stellen.
Tip 2: wil je tot een besluit komen? Ook dan maak je jouw document zo dood als het maar kan. Zeker in de kantoorjungle waar we van vastleggen en documenteren onze passie maken. Als je de angst hebt dat je daarmee te snel conclusies trekt en bang bent dat een besluit te veel vastigheid biedt, dan gaan we praten over ‘versies’. Heel simpel: moet er ooit wat aangepast of aangevuld worden, dan ga je naar een volgende versie. Ben je bang voor de ‘governance’ die je dan telkens weer door moet om je bestand naar een nieuwe versie te krijgen? Tsja, leer er mee leven en mee omgaan. Je houdt jezelf voor de gek. Net als een proof of concept of pilot, iets waarmee je denkt snel meters te kunnen maken, maar waar je er ook achter komt dat je na een kort sprintje alsnog gewoon door gebaande paden moet gaan om het voor elkaar te krijgen. Recht je rug, zorg voor goede afspraken en geef het goede voorbeeld dat je ook in die complexe governance gemakkelijk tot een besluit kan komen. Daar ben je zelf bij, maak er een spel of wedstrijd van.
En dan de derde en laatste tip: wil je lekker free format met je collega’s spuien, gedachten uitwisselen en deze ergens op papier zetten? Begin dan überhaupt niet aan een levend document. Dit zijn de leukste dingen aan je werk: met mensen samenwerken, nadenken, het creatieve proces. Dat moet je per definitie niet in een tekstbestand doen. In de tijd van de typemachine deden we dat niet (ha, zie je die typemachine al rondgaan op kantoor?), dat moet je nu ook niet doen. Bespaar je die ellende, zeker als je een digibeet bent. Daar heb je whiteboards, post-its, stiften of de virtuele variant van deze dingen voor. Gun jezelf dat plezier en sla je werk niet dood door een creatief proces in een tekstbestand te gieten, alsjeblieft. Dit is waar we zo met het hybride werken voor naar het kantoor moeten gaan, heerlijk!
Leg mij een andere reden uit waarom je een levend document wilt opzetten en ik wed voor een euro voor de boetepot dat we heel snel tot een reden komen dat je het niet moet doen. Het is één grote teleurstelling en je houdt jezelf voor de gek. Levendiger moet je het niet maken, makkelijker wel.