Het vergaderfantoom

Met nog vijf minuten op de klok was het tijd om acties uit te delen. Zo hoort iedere vergadering natuurlijk te eindigen, anders is het niets meer dan een koffietafel. Een bijpraatmoment. Iedereen wist wat hij of zij moest doen en ik bleef content achter. Maar toen bekroop mij een onbehaaglijk gevoel: was het vergaderfantoom er nou weer tussenuit geglipt?

In de kantoorjungle kun je makkelijk een fantoom worden. Ondanks alle mooie slogans en misselijkmakende blogs op het intranet, ben je één van velen. Een nummertje. Want er is altijd wel iemand anders die jouw werk ook kan doen. Dus wordt die persoon ook zeker gevonden als jij niet bereikbaar bent. En als je een dagje geen zin hebt, dan valt jouw terugval in productie niet op tussen al die honderden collega’s. Maar als je Piet van eenmanszaak Piet Patat bent, dan merk je het direct in de oplevering van frikandellen als je een dagje niets doet. Piet kan met andere woorden dus geen fantoom worden.

Daarbij is iedereen druk, druk, druk. Iedere kantoortijger is zo druk met zichzelf, de eigen resultaten en de eigen groei dat we het niet merken als er iemand anders opgaat in anonimiteit. Dat iemand begint de spoken door de gangen zonder echt wat op te leveren. Uiteraard maakte het gedwongen thuiswerken het nog makkelijker om een fantoom te worden. Mensen hoeven je nu niet meer letterlijk achter een bureau te zien zwoegen om te concluderen dat je tussen negen en vijf je verplichtingen nakomt (of juist niet). 

Het meest voorkomende fantoom in de kantoorjungle is het vergaderfantoom. Iedereen kent deze persoon. Ondanks dat het fantoom door eerder genoemde redenen door de kantoorjungle spookt, weet iedereen toch wel weer van hem of haar af. Je kent de persoon, maar weet eigenlijk niets van deze persoon. Daarnaast is het fantoom altijd druk. Altijd bezig. Altijd onderweg naar iets. Dit vertaalt zich aan de ene kant in een tjokvolle agenda – die uiteraard is afgeschermd voor de buitenwereld, want wandelen met de hond en chillen op de bank staan er als blokken van anderhalf uur in – en aan de andere kant in een reflex dat deze persoon nooit het werk kan doen wat je van hem of haar nodig hebt. Dit brengt ons ook bij de meest kenmerkende karakteristiek: het vergaderfantoom vergadert zich helemaal de pleuris, maar loopt de vergadering nooit uit met een actie op zijn of haar naam. Want het fantoom is veel te druk met vergaderen. Een oneindige spiraal. 

Niemand krijgt het vergaderfantoom te pakken. Zelfs als je ermee in een vergadering zit, kun je het fantoom geen actiepunt geven om aan te werken. Het fantoom moet eerder weg naar een volgende vergadering, heeft het te druk, gaat op vakantie, heeft een ziek kind, voelt zich niet lekker of moet die middag nog op heldhaftige wijze een kat uit een boom redden. Zelfs als je het vergaderfantoom wat werk geeft om te doen in één van die miljoen vergaderingen die het heeft in de week, weet het fantoom dit vaak uit te besteden aan een andere collega. Het vergaderfantoom kan ook nog eens delegeren als de beste. 

Ieder bedrijf kent minimaal één vergaderfantoom. Het spookt door de fysieke en digitale vergaderzalen zonder echt werk te doen. Het fantoom parasiteert op de productie van anderen, mede-kantoortijgers roddelen over het fantoom en het is als de dood voor een strakke, vooraf gedefinieerde agenda. 

Herkent u het fantoom in uw bedrijf? Dan raden we aan om Ghost Busters of Scooby-Doo te bellen. Wie weet kunnen zij het fantoom verwijderen.