Je kunt het toch niet goed doen #6
Als het dagen regent en de Nederlandse natuur in bloei staat, is het echt een vreselijke lente en vraagt men zich af waar die opwarming van de aarde nou is. Als het kwik vervolgens de week erna de 25 graden aantikt en de zon onze huid streelt, is het smerig Nederlands warm. Zo vies klam. In de terugkerende column “Je kunt het toch niet goed doen” nemen we deze week niet het weer onder de loep maar een ander kapot gepraat onderwerp: meetings.
Meetings zijn natuurlijk vergaderingen. Maar verengelsen is hip en De Stuurgroep kan hierin natuurlijk niet achterblijven. En meetings zijn een beladen onderwerp. Je kunt het niet goed doen met meetings. Je functie, leeftijd, geslacht, lengte of aantal moedervlekken maakt niet uit: iedereen heeft een mening over meetings.
Want in deze digitale tijden is het beste wat bij menselijke interactie in de buurt komt de digitale meeting. Via de tool die jij of het bedrijf waar je werkt gebruikt, bel je digitaal in en praat je met collega’s. Zo kun je elkaar digitaal nog aankijken, kantoorjargon over de toonbank slingeren en daadwerkelijk gesprekken hebben. Maar we meeten wel erg veel. We slaan er een beetje in door. Sommige mensen hebben nauwelijks meer tijd in hun agenda en moeten ‘het echte werk’ in de ochtend- of avonduren afmaken. We moeten echt wat minder meeten. Vaak kan een meeting prima een e-mail zijn, toch?
Maar dan plan je minder meetings en je gooit er een aantal uit je agenda. Lekker wat tijd om te focussen en te werken. Dat gaat misschien even goed. Want voor je het weet ben je ergens niet van op de hoogte. Of dacht je iets helemaal te snappen van een collega of klant maar bleek dat niet zo te zijn. Jullie zijn niet meer aligned. Even bellen zou een oplossing kunnen zijn, maar je wilde minder meetings. Vervolgens krijg je te horen van collega’s dat ze je niet eens meer digitaal zien. En als klap op de vuurpijl krijg je het verwijt naar je hoofd geslingerd dat je nu wel heel veel mails stuurt en dat een belletje net zo makkelijk was geweest. Of schiet even een meeting in. Nee, meetings zijn cruciaal om je werk goed te kunnen doen.
Oké, te veel is niet goed en te weinig is ook niet goed. Stel dat je dan precies het midden vindt, waar dat dan ook zou liggen. Dan heb je een werkweek waarin een gezond aantal digitale afspraken afgewisseld wordt met focustijd. Maar ja, heb je dan je meetings alleen met klanten en niet meer met collega’s? En hoe zorg je dat je dan niet alleen maar bij meetings van je eigen team zit en vervolgens niet meer weet wat er daarbuiten speelt? Dit wordt dus ook een arbitrair verhaal. Je kunt het nooit goed doen.
En dan hebben we het niet eens gehad over het aantal aanwezigen in een (digitale) meeting of de lengte ervan. Want 1-op-1 is een spontaan belletje, waarom moet je daarvoor een bila plannen? Meer dan tien lijkt al op een webinar. Drie of vier mensen kan wel, maar is dan wel iedereen aanwezig die hierbij betrokken moet zijn? Ergens tussen de zes en tien is nog wel te doen als je een strakke agenda hebt en er niet een soort kringgesprek van maakt. Om dat kringgesprek te voorkomen, kun je de meeting ook voor een middag inplannen. Maar als je dat doet, roept er altijd wel iemand ‘dit lijken wel Poolse landdagen’! Maak je er daarentegen een halfuur van dan is het uiteraard te kort. Soms probeert iemand zelfs een meeting van 55 minuten in te plannen. Dan heb je theoretisch nog vijf minuten om een glaasje water te pakken en naar de WC te gaan. Theoretisch.
Het moge duidelijk zijn: door te veel meetings stroomt je agenda over en kom je nergens meer aan toe. Als iemand je wil bellen dan is je antwoord ‘Oktembruari heb ik wel tijd’. Tegelijkertijd is het rücksichtslos overslaan van meetings een teken dat je de verbinding, zeker in deze digitale tijd, met collega’s kwijtraakt. Ook het gouden aantal mensen wat in een meeting hoort te zijn is net zo arbitrair en veelbesproken als de invoering van de VAR bij het professionele voetbal. En de duur van een meeting kan tussen een half uur en een half jaar zijn volgens de geleerden.
Mocht je me in de komende weken nou een meeting zien overslaan of er eentje te veel inplannen, heb dan genade. Want op de een of andere manier kan ik het toch niet goed doen.