Project kerstdiner

Waarschuwing: dit artikel bevat absurd veel kantoorjargon en kan hierdoor als aanstootgevend ervaren worden. Dit artikel is puur voor vermakelijke doeleinden en op geen enkele manier een gepast advies voor de feestdagen.

De feestdagen zijn hét moment om samen te komen. Om verbinding te voelen met familie en vrienden. Om te genieten van het leven. En om een bewogen jaar op een zorgeloze manier af te sluiten. Maar voor het zo ver is, moeten wij kantoortijgers dit uiteraard wel goed plannen. Daarom starten we ieder jaar project kerstdiner.

Project kerstdiner wordt afgetrapt met een bericht via een kanaal zoals WhatsApp. Het begint vaak met een open vraag zoals “wat doen we dit jaar” en gaat al snel in de richting van weten wie welke (kerst)dagen waar viert. En wie welke dagen iets kan koken om bij te dragen aan project kerstdiner. Uiteraard is het de projectleider die dit gesprek op gang brengt. Met als eerste doel: een datum vinden. Een deadline voor project kerstdiner. De scope, die bepalen we gaandeweg wel. 

Zodra er voldoende digitale berichten over en weer zijn geslingerd, met mailslingers of WhatsApp-slingers tot gevolg, is de deadline gezet. 25 december moet het project tot een conclusie komen. De projectleider maakt de roadmap, met bijbehorende tussentijdse milestones. Zo wordt er keurig gemeten of alles op schema loopt. De daadwerkelijke inhoud van het project, het eten zelf, wordt uiteraard ook bediscussieerd. Zulke alignment doet de projectleider voornamelijk met de projectmanager en een handjevol andere stakeholders. Men laat de Project Management Ondersteuner het echte werk doen: agenda’s beheren, mensen achter de broek aan zitten voor hun dieetwensen en de juiste bijpassende servetten bestellen. 

Het project is duidelijk een integraal project. Verschillende afdelingen, vaak gevestigd in verschillende kantoren door het land, moeten begeleid worden om op gelijke vlieghoogte te komen. Dat komt de executie, op een hippe scrum manier of met traditionele watervalmethode, ten goede. Rayon Den Bosch maakt het voorgerecht terwijl rayon Leeuwarden het toetje meeneemt. De afgevaardigden van al deze kantoren verenigen zich uiteraard in een stuurgroep. Want zo is iedereen in een centraal orgaan vertegenwoordigd om de wensen door te geven. Zo kan de stuurgroep het inmiddels drie koppen tellende projectteam bijsturen. Of het diner volledig vegetarisch moet, of de deadline niet toch een dag verschoven moet worden en of de afhankelijkheden goed gemanaged zijn.

Die laatste zin is nog niet uitgesproken of er vliegt een risicomanager de hoek om. Deze heeft de afhankelijkheden, risico’s en zelfs al impediments – alles moet in het Engels – in kaart gebracht. Wie weet komt er weer een run op wc-papier zoals vorig jaar, dan moet het eten dus niet te pittig gemaakt worden. En ook de afhankelijkheid van de alsmaar wijzigende en af en toe totaal onverklaarbare coronaregels wordt in kaart gebracht. Risico mitigerende maatregelen zoals zesduizend rollen wc-papier inslaan en zowel zelftests, mondkapjes als volledige kerst onesies uitdelen bij de ingang, worden getroffen. 

Terwijl we verder denderen op de roadmap, de verschillende projectteams hun gerechten achter de hekken hebben gekregen en ingrediënten kunnen inslaan, de risicomanager zijn Excel alsmaar groener ziet kleuren en de stuurgroep als donderslag bij heldere hemel twee vergaderingen op rij een niet afwijkende lijn aanhoudt, komt de deadline in zicht. En dan is het natuurlijk tijd voor micromanagen.

Want de projectmanager ziet toch nog wel wat gevaar en gaat er wat korter op zitten. Zich er meer tegenaan bemoeien. De projectleider gaat hierdoor op standje net-niet-burn-out opereren en de projectteams vinden deze manier van werken - die gekenmerkt wordt door op de figuurlijke eieren te lopen - maar niks en escaleren het naar de stuurgroep. Als een soort gigantische climax is er 24 uur voor het eten altijd nog een team wat nog niet geleverd heeft en dreigt project kerstdiner dit jaar dan toch echt voor het eerst ooit in het water te vallen. Uiteraard, net als de vorige honderdvijfentwintig jaar, gebeurt dat niet en komt het op het laatste moment goed.

De projectleider opent het diner met een speech, terwijl de projectmanager ook zijn duit in het zakje doet en iedereen ontzettend wil bedanken. Uiteraard is er gedurende het diner ruimte voor wat 360 graden feedback over het project. 

Gebroederlijk en gezusterlijk zitten de PMO’er, risicomanager, projectteams, stuurgroep en ander kantoorgespuis naast elkaar om het jaar goed af te sluiten. Op naar een nog succesvoller project kerstdiner. De 2022 editie.